Ley FERPA sobre la confidencialidad de expedientes

Qué es FERPA?
Ley de Derechos Educacionales y Privacidad de la Familia del 1974, también conocida
como Enmienda Buckley, tiene como propósito proteger la privacidad de los expedientes
académicos de los estudiantes a nivel postsecundario, de los padres y custodios de los
estudiantes menores de 18 años.

¿Qué provee FERPA?
La ley provee el derecho de examinar los expedientes académicos, de solicitar, enmendar
estos expedientes y limitar la divulgación de la información contenida en éstos.

 

¿A qué Instituciones aplica FERPA?
La ley aplica a toda institución que recibe fondos federales.

¿Quiénes están protegidos por FERPA?
Están protegidos por FERPA los estudiantes matriculados en una institución
postsecundaria sin importar la edad de éstos o su estatus en relación con la dependencia
de sus padres.

¿Qué es un expediente académico?
El expediente académico generalmente incluye cualquier expediente propiedad de la
institución el cual contiene reglamentación relacionada a conservar ciertos expedientes,
lo cual pasa a ser política institucional o reglamentación del estado. El alcance de la ley
incluye expedientes, documentos e información relacionada directamente con el
estudiante. Esto incluye además, transcripciones de créditos y cualquier otro documento
obtenido de la institución en la cual el estudiante estuvo previamente matriculado.
El estudiante tiene derecho a examinar aquellos expedientes los cuales están
directamente relacionados con él y que corresponden a una institución educativa o a una
entidad autorizada a custodiar expedientes de la institución.

¿Qué no está incluido en un expediente académico?
1. Documentos pertenecientes a un funcionario o notas privadas dadas por un personal
educativo las cuales no están accesibles o autorizadas a otro personal.
2. Documentos disciplinarios los cuales son exclusivamente para el cumplimiento de la
seguridad y el orden en el campus universitario.
3. Documentos relacionados con el empleo de una persona por la institución, excepto que el
empleo esté directamente relacionado con su estatus de estudiante.
4. Documentos relacionados al tratamiento de un médico, psiquiatra, psicólogo u otro
profesional reconocido o paramédico y revelado solamente al brindar tratamiento.
5. Documentos que solamente contengan información acerca de un individuo obtenida
después que éste dejó de ser estudiante de la institución. (p.Ej.Exalumnos).

¿Qué documentos se pueden remover del expediente académico antes de que el estudiante lo
examine?
1. Cualquier información perteneciente a otro estudiante.
2. Documentos financieros de los padres del estudiante.
3. Cartas e informes de recomendación confidenciales bajo las condiciones descritas en la
ley sección 99.12 (34 CRF parte 99).

¿Quién puede revisar el expediente académico sin el consentimiento escrito del estudiante?
1. Cualquier funcionario institucional que tenga legítimo interés educativo.
2. Padres de un hijo dependiente según se define en la Planilla de Contribución Sobre
Ingresos.
3. Cualquier persona que presente una orden judicial o sopena, la cual obliga a la institución
a mostrar el expediente académico sin el consentimiento del estudiante, sin embargo un
esfuerzo razonable generalmente debe realizarse para notificar al estudiante antes de
cumplir con la orden.

¿Cuándo se necesita el consentimiento del estudiante para mostrar información personal del
expediente académico?
Cualquier persona o entidad que desee obtener información del expediente deberá
presentar un consentimiento escrito actualizado y firmado por el estudiante antes de
mostrar la información solicitada. Además, deberá presentar una identificación con
retrato.

El consentimiento deberá indicar lo siguiente:
a. documentos a mostrarse
b. indicar el propósito
c. identificar la persona o entidad a quien se le mostrará el expediente.

¿Qué se considera información personal del expediente académico del estudiante?
1. El nombre del estudiante.
2. El nombre de los padres del estudiante o cualquier otro miembro de la familia.
3. La dirección del estudiante o su familia.
4. Una identificación personal, tal como el seguro social o el número de estudiante.
5. Una lista de características personales que puedan hacer la identidad del estudiante fácil
de reconocer.

¿Cuándo no se requiere el consentimiento escrito del estudiante para ofrecer información del
expediente académico?
Las siguientes excepciones están contenidas en la ley:
1. La facultad institucional, personal y administradores con un legítimo interés educativo.
2. Padres de un hijo dependiente reclamado en la Planilla de Contribución Sobre Ingresos.
3. A autoridades educativas federales, estatales y locales en el desempeño de auditorias o
evaluaciones relacionadas a programas educativos.
4. En el proceso de Ayudas Financieras.
5. Organizaciones realizando estudios para instituciones educativas.
6. Para la agencias acreditadoras.
7. Con el propósito de cumplir con una orden judicial o sopena.
8. Emergencia médica o de seguridad.
9. Directorio de información.
10. El estudiante.
11. Como resultado de una vista disciplinaria a una alegada víctima de un delito de violencia.

¿Qué es el directorio de información?
Las instituciones podrán ofrecer información de un estudiante sin violar la ley a través del
Directorio de Información. El directorio incluye el nombre, dirección, teléfono, fecha y
lugar de nacimiento, programa de estudios, participación en deportes, peso y estatura de
los atletas, período de asistencia, grados y honores recibidos e información
relacionada.
Las instituciones anualmente deben notificar a sus estudiantes el propósito del directorio
de información. A su vez, la institución debe obtener de los estudiantes el consentimiento
o denegación para ofrecer información contenida en el Directorio.

¿Cómo el crecimiento de la tecnología impacta FERPA en nuestra Institución y Recintos?
La información electrónica eventualmente reemplazará la mayoría de los documentos en
papel. La Institución trata de asegurar que las políticas apropiadas sean establecidas
para proteger la confidencialidad de los expedientes. El mismo principio de
confidencialidad que aplica a los documentos en papel aplica de igual forma a la
información electrónica.

¿Dónde obtener más información sobre FERPA?
Este documento provee un resumen general de la ley FERPA y no pretende ser una
advertencia legal. Para mayor información sobre la ley refiérase en el CODE OF FEDERAL
REGULATIONS 34 DRF PARTE 99.